|
1. Postanowienia ogólne
1.1. Wystawcy biorący udział w targach oraz Organizator
zobowiązują się do przestrzegania zasad zawartych w regulaminie :
1.2. Warunki uczestnictwa w targach określają łącznie :
niniejszy regulamin
Karta Zgłoszenia
Ew. warunki szczegółowe dla targów wydane odrębnie przez organizatora
Kodeks Cywilny
2. Sprawy organizacyjne
2.1. Lokalizacja targów określona jest w nazwie targów - na
zaproszeniu.
2.2. Termin targów określony jest na zaproszeniu
2.3. Godziny otwarcia i program:
I-go dnia: godz. 10.00 - uroczyste otwarcie z udziałem przedstawicieli władz
i zaproszonych gości
godz. 11.00 - 18.00 - wstęp dla publiczności
II-go dnia: godz. 10.00 - 18.00 - wstęp dla publiczności
III-go dnia: godz. 10.00 - 17.00 - wstęp dla publiczności
2.4. Organizator zapewnia wystawcom zabezpieczenie sali dla organizacji
sympozjów i prelekcji. Wraz ze zgłoszeniem udziału w targach należy przesłać wniosek o zabezpieczenie sali, z tym że :
przesłanie wniosku najpóźniej 30 dni przez targami
we wniosku należy podać czas prelekcji (max 2 godziny), proponowaną datę
i godziny. Organizator potwierdza termin.
2.5. Montaż eksponatów w godz. 13.00-22.00 w przeddzień I-go dnia targów
2.6. Demontaż eksponatów w godz. 17.00-24.00 w ostatnim dniu targów
2.7. Wystawcy powinni być obecni na stoiskach w godzinach :
w przeddzień targów od rozpoczęcia montażu eksponatów do godz. 22.00
I-go dnia targów od godz. 9.00 do
godz. 18.00
II-go dnia targów od godz. 9.00 do godz. 18.00
III-go dnia targów od godz. 9.00 do zakończenia demontażu własnych
eksponatów
2.8. Organizator przeprowadza konkurs "O najlepszy wyrób" wg odrębnego regulaminu
2.9. Organizator zapewnia odpłatnie :
powierzchnie targowe wewnątrz hali lub pawilonu niezabudowane i zabudowane
(SYMA wys. 2,4 lub 2,5 m) oraz tereny
niezabudowane z podłożem asfaltowym
zewnątrz hali
prąd 220 V i 380 V, dodatkowe wyposażenie stoisk, prace plastyczne, reklamy
w katalogu, tłumaczenia na języki obce, uroczystą kolację, rezerwację hoteli,
telefon na stoisku, wodę i odbiór ścieków.
3. Zasady uczestnictwa
3.1. Warunkiem uczestnictwa w targach jest :
a) dostarczenie do Biura Targów
wypełnionego formularza KARTA ZGŁOSZENIA
b) wpłacenie zaliczki w wysokości 45 % należności za zamówioną powierzchnię
i przesłanie do Biura targów ksero dowodu
wpłaty zaliczki wraz z KARTĄ
ZGŁOSZENIA
c) wpłacenie całej należności za udział w Targach najpóźniej w przeddzień
rozpoczęcia targów i przed objęciem
stoiska
d) otrzymanie od organizatora
potwierdzenia udziału
3.2. Po spełnieniu warunków wg pkt 3.1., wystawca w przeddzień otwarcia
targów przejmuje protokolarnie stoisko i otrzymuje identyfikatory, które są dokumentem
upoważniającym do wstępu na halę targową
3.3. Protokół przejęcia stoiska podpisują przedstawiciele Organizatora i
Wystawcy wpisując wyraźnie swoje nazwisko
3.4. Organizator wydaje identyfikatory bezpłatnie w ilości 1 szt. + 1 szt. na każde
wykupione 6 m2 powierzchni. Dodatkowe identyfikatory są wydawane odpłatnie w cenie
określonej w KARCIE ZGŁOSZENIA
3.5. Organizator przesyła Wystawcy potwierdzenie udziału w targach w
terminie 20 dni przed targami (wg stempla pocztowego)
3.6. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia w targach bez podawania przyczyny
3.7. Po zakończeniu targów Wystawca zgłasza Organizatorowi gotowość zdania stoiska.
3.8. Protokół zdania stoiska podpisują przedstawiciele Wystawcy i Organizatora wpisując wyraźnie swoje nazwisko.
3.9 W przypadku opuszczenia stoiska przez Wystawcę bez zdania protokolarnego, opłaca On dodatkowo kwotę w wysokości 50% kosztu wynajęcia stoiska.
3.10. Wystawca może przyjąć do swojego stoiska innego wystawcę (tzw.
Podwystawca) po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora i wówczas podwystawca podlega takim
samym warunkom i obowiązkom jak Wystawca, za co Wystawca ponosi pełną
odpowiedzialność
4. Odwołanie uczestnictwa
4.1. Wystawca może odwołać udział w targach w dowolnym terminie z tym że :
a) Odwołanie powinno być
dostarczone do Biura Targów na piśmie (poczta, fax
b) Odwołanie w terminie krótszym
niż 30 dni przed targami lub po otrzymaniu
potwierdzenia udziału przez Organizatora
powoduje przepadek zaliczki
c) Odwołanie w terminie krótszym
niż 7 dni i po potwierdzeniu udziału przez
Organizatora powoduje przepadek zaliczki oraz
konieczność opłaty 100 %
należności
d) Za datę odwołania uważa się
datę wpływu odwołania do Organizatora
4.2. Organizator zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu targów lub
ich odwołania w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Organizatora - bez
odszkodowania
4.3. W przypadku odwołania targów przez Organizatora następuje zwrot
wszelkich wpłaconych należności
5. Warunki płatności
5.1. Wystawca wpłaca należność za targi w gotówce w Biurze
targów lub przelewem na konto Organizatora
5.2. Wpłata należności może nastąpić w sposób następujący :
a) jednorazowo w wysokości 100 %
należności za udział w targach, a w tym
zaliczki 45 %. Dowód wpłaty należy
dołączyć do KARTY ZGŁOSZENIA,
lub
b) w formie zaliczki w wysokości 45
% należności (dowód wpłaty należy dołączyć
do KARTY ZGŁOSZENIA), a następnie
dopłaty najpóźniej w przeddzień
rozpoczęcia targów
5.3. W przypadku wpłaty należności w Biurze Targów, wpłacający
otrzymuje dowód KP
5.4. Fakturę Wystawca otrzymuje II-go lub III-go dnia targów
5.5. Wpłacenie całej należności za wynajętą powierzchnię wraz ze
zgłoszeniem udziału i przed upływem I-go terminu przyjmowania zgłoszeń upoważnia
wystawcę do otrzymania 5 % rabatu od kosztu wynajętej powierzchni
6. Ekspozycja
6.1. Budowę i wyposażenie stoiska wykonuje Organizator wg
KARTY ZGŁOSZENIA i uzgodnień z wystawcą
6.2. Wystawca może zlecić wykonanie zabudowy, wyposażenie i demontaż innej firmie niż
Organizator, lecz wówczas uzyskuje zatwierdzenie planu stoiska przez Organizatora.
Wykonanie zabudowy i wyposażenia stoiska przez wykonawcę innego niż Organizator może
się odbywać wyłącznie w godz. 13.00 - 22.00 w przeddzień I-go dnia targów
6.3. Wystawca ponosi odpowiedzialność za stan wyposażenia stoiska, a w przypadku zagubienia wyposażenia,
ewentualne uszkodzenia ścian lub wyposażenia, zwraca koszt w wysokości dwukrotnej ceny
rynkowej
6.4. Dekorowanie stoiska powinno odbywać się bez wbijania gwoździ i wiercenia dziur w ścianach i innych
elementach zabudowy i wyposażenia
6.5. Wystawca zaznaczy w KARCIE ZGŁOSZENIA zamiar ustawienia na podestach
eksponatów o wadze powyżej 10 kg, a na półkach powyżej 2 kg
6.6. Zmiana przez Wystawcę uzgodnionej i potwierdzonej koncepcji zabudowy i
wyposażenia stoiska w dniu przejmowania stoiska może mieć miejsce odpłatnie i za
zgodą Organizatora
7. Reklama
7.1. Wystawca zamieszcza obowiązkowo w katalogu informację o
firmie, zwięzłą i krótką, tj. nazwę, adres, rodzaj wyrobów
7.2. Wystawca reklamuje towary i usługi wyłącznie na wynajętym stoisku i
na ścianach wewnętrznych stoiska. Strona zewnętrzna ścian pozostaje w dyspozycji
Organizatora
7.3. Umieszczenie reklam poza stoiskiem na terenie targów odbywa się w
uzgodnieniu z Organizatorem za odrębną opłatą
7.4. Reklama dźwiękowa odbywa się na terenie targów wyłącznie za
pomocą radiowego studia targowego
8. Bezpieczeństwo, zabezpieczenie targów i ubezpieczenia,
porządek
8.1. Wystawca obowiązany jest przestrzegać przepisy
porządku, bezpieczeństwa, higieny pracy, a szczególnie w dniach montażu i demontażu
oraz wyposażenia stoisk
8.2. Z uwagi na bezpieczeństwo innych wystawców oraz publiczności, a
także zachowania dobrego imienia Wystawcy i Organizatora nie dopuszcza się możliwości
likwidacji stoiska w czasie trwania targów
8.3. W przypadkach losowych Wystawca uzyskuje od Organizatora zgodę na
likwidację stoiska w terminie wcześniejszym niż zakończenie targów na warunkach
specjalnie uzgodnionych zapewniających zachowanie bhp
8.4. W przypadku likwidacji stoiska w terminie nieuzgodnionym przed
zakończeniem targów Wystawca opłaca kwotę dodatkową umowną w wysokości kosztu
zamówionej powierzchni targowej
8.5. Organizator zabezpiecza teren targów poprzez wystawienia agencji
ochrony przez 24 godz./dobę od godz. 13.00 w przeddzień targow do godz. 24.00 ostatniego
dnia targów
8.6. Zaleca się wystawcom ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
wynikającej z uczestnictwa w targach, jak również ubezpieczenia eksponatów
8.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób trzecich i
uszkodzenie eksponatów znajdujących się na targach przed, w trakcie i po targach jak
również za szkody spowodowane przez personel, publiczność
i osoby trzecie
8.8. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem,
uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą, przerwą w dopływie wody, przerwą w
odpływie ścieków, przerwą w dostawie prądu, gazu lub łączności, a także
działaniem siły wyższej
8.9. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia Organizatorowi wszelkich
szkód
8.10. Na terenia hali targowej obowiązuje zakaz :
a) palenia tytoniu i używania
otwartego ognia
b) wnoszenia substancji chemicznych
pożarowo niebezpiecznych
c) zastawiania dojść i dojazdów do
urządzeń p.poż, przejść dla publiczności,
ciągów komunikacyjnych oraz wyjść
ewakuacyjnych
d) pozostawiania bez dozoru
włączonych do sieci elektrycznej urządzeń
przystosowanych do ciągłej eksploatacji
e) używania środków transportu nie uzgodnionych z Organizatorem,
f) obciążania podłogi hali powyżej 300kg/m2 powierzchni
g) używania do transportu t.zw. "paleciaka".
8.11. Wystawca wyposaża stoisko w odpowiednią gaśnicę
8.12. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania czystości na stoisku
8.13. Organizator zobowiązuje się do usuwania śmieci i utrzymania
czystości na ciągach komunikacyjnych
8.14. Prace przy instalacjach elektrycznych wykonuje wyłącznie upoważniony
przez Organizatora uprawniony elektryk
9. Roszczenia i reklamacje
9.1. Wszelkie reklamacje Wystawca zgłasza pisemnie w czasie trwania targów, a po upływie tego terminu prawo do zgłoszeń roszczeń wygasa
10. Postanowienia końcowe
Spory wynikłe z tytułu udziału w targach będą rozstrzygane
przez właściwy sąd w Olsztynie
ORGANIZATOR
|
